Como evitar equívocos e passivos no recolhimento dos tributos?

A realidade de muitos contribuintes na atualidade é que, não raramente, acabam sofrendo com equívocos e passivos no momento do recolhimento dos tributos devidos nas operações contratadas. 

Neste contexto, supondo que uma determinada empresa ou entidade pública tem uma área demandante que providencia a contratação de um determinado produto ou serviço, normalmente um setor especializado que pode ser chamado de setor de licitação ou de contratação. 

Uma vez celebrado o contrato, esse é encaminhado à outra pessoa ou outro setor para acompanhamento e fiscalização. Contudo, o que ocorre é que as notas fiscais de prestação de serviços são emitidas e apresentadas, via de regra, para esse setor de fiscalização que irá confrontar com aquilo que foi contratado e verificar se está correto para, então, encaminhar à área financeira fazer o pagamento. Entretanto, em que momento dessas etapas ocorre a análise dos tributos que incidem sobre a operação? Com esse padrão de atuação e analise, qual a chance de equívocos e passivos no recolhimento?

Ora, comumente, a análise de tributos é realizada na quarta etapa pela área financeira, e, a depender do perfil da empresa entidade pública contratante, a área financeira contará com o suporte de um setor de tributos, com pessoas especializadas na temática tributária que orientarão sobre o que descontar e o que recolher sobre determinada operação. De uma maneira geral, pode-se afirmar que, em muitas entidades ou empresas, a análise tributária dos contratos é realizada no momento do pagamento e somente às vezes com suporte de um setor específico.

Apesar de esse modelo ser o mais recorrente nas entidades e empresas contratantes, não podemos considerá-lo como o ideal, uma vez que não age de maneira eficiente para evitar equívocos e passivos no recolhimento dos impostos. Por essa razão, a nossa orientação é no sentido de que o setor de licitação de contratação, já em posse do que foi requisitado pela área demandante, submeta a minuta do contrato, do edital, e qualquer outro documento utilizado para a elaboração daquele instrumento contratual, a um setor especializado na análise da tributação sobre aquela operação. Isso porque, um equívoco cometido nesse momento inicial pode redundar em prejuízos ou riscos tributários irreparáveis. 

Deste modo, na medida em que o setor de tributos intervém no momento da formação do contrato, o setor de acompanhamento e fiscalização vai ter uma facilidade muito maior de lidar com as questões recorrentes e poderá fazer uma validação do que já foi para parametrizado previamente, a fim de evitar novos equívocos e passivos no recolhimento dos tributos. Enquanto isso, o setor financeiro, responsável pelo pagamento, não precisará analisar a tributação para tomar decisões. Este ficará responsável apenas por conferir se os parâmetros definidos no início foram respeitados, o que, consequentemente, possibilita o pagamento ao contratado com uma incidência muito menor de erros no recolhimento dos impostos e contribuições.

Esse é um exemplo muito claro de como a mentalidade dos gestores, de uma maneira geral, precisa mudar. Caso você seja um gestor, tomador de serviço, capaz de promover essa mudança de paradigma na sua instituição, no curso Especialista em Retenções Tributárias (inscreva-se na lista de interessados da próxima turma), entregamos todas as ferramentas para uma gestão tributária eficiente. 

Já para quem atua como prestador de serviço, cabe identificar se o contratante trabalha com esse fluxo, podendo procurá-lo para propor uma modificação no processo a fim de não ter surpresas, equívocos e passivos no recolhimento, quando do recebimento da sua nota fiscal e do seu pagamento. 

Assim, destacamos a importância de todos os setores atuarem de forma colaborativa para o bom cumprimento do que a legislação tributária diz a respeito dessas operações, para evitar equívocos e passivos no recolhimento.

Veja mais sobre: A importância da análise tributária preventiva na contratação de terceiros.

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