No âmbito das obrigações tributárias e previdenciárias, a gestão eficiente e precisa dos processos relacionados aos DARFs Previdenciários na DCTFWeb é crucial para empresas e órgãos públicos. A DCTFWeb, no que tange à parte patronal e à retenção de pessoas físicas, traz a informação no eSocial, onde a Receita pode recorrer, se for necessário, à alguma informação em nível de detalhamento. A geração dos DARFs Previdenciários na DCTFWeb para recolhimento das contribuições previdenciárias exige integração e colaboração entre diversos setores da empresa ou órgão contratante. 

Desafios na geração dos DARFs Previdenciários na DCTFWeb e como solucioná-los.

Alguns problemas surgem nesse sentido, porque no caso do setor de RH enviar o eSocial com as informações dos empregados e dos contribuintes individuais, é preciso definir quem irá gerar os respectivos DARFs Previdenciários na DCTFWeb com os valores devidos a título de INSS, independentemente da origem e do tempo. Em algumas entidades, o RH envia o eSocial, e a contabilidade ou o financeiro envia a EFD-Reinf. Portanto as informações são direcionadas por duas fontes: eSocial e EFD-Reinf, contudo, no final, tudo se concentra na DCTFWeb.

Deve estar bem definido quem é o responsável  na instituição por acessar o DARFs Previdenciários na DCTFWeb e gerar os documentos de recolhimento. Se isso não estiver bem ajustado,  a empresa ou a entidade pública pode acabar sendo autuada ou notificada para pagar os eventuais valores que estiverem pendentes. Então, é preciso que tudo seja devidamente acordado. Será o RH que irá gerar essa guia, ou o financeiro? Cada um irá gerar a sua guia, ou a guia completa será gerada e enviada para o financeiro pagar? Após definir essas questões ao acessar a DCTFWeb para a geração do documento, os valores validados na EFD-Reinf aparecerão ali no e-CAC, juntamente com os valores advindos no eSocial.

Análise dos aspectos dos DARFs Previdenciários na DCTFWeb quanto à geração do documento.

É possível segregar o valor para o fim de recolhimento Web, mas o controle quanto a retenção do INSS na cessão de mão de obra ou empreitada é mais simples, porque cada retenção é identificada na DCTFWeb pelo CNPJ do prestador. Para os responsáveis que estão habituados a lidar com a tela da DCTFWeb, é observado que se a instituição tem retenção de INSS de 10 CNPJs, quando  acessado o DARF  Previdenciário na DCTFWeb, pode-se visualizar aquele 1162-00 de 10 CNPJs diferentes. Sendo assim, poderá ser gerado as guias separadamente para colocar no processo de pagamento. Agora, se a finalidade é colocar em processos de pagamento diferentes a retenção e a parte patronal do INSS do documento individual, o recolhimento separado é possível, mas os DARFs Previdenciários na DCTFWeb que será gerado não irá identificar quem é a pessoa física que foi beneficiária daquele pagamento e resultou  naquelas incidências tributárias.