Declaração do Simples para dispensa de retenção é obrigatória?

Há muita coisa na legislação que regulamenta as diversas obrigações relacionadas à retenção de tributos na fonte que precisa ser aprimorada, mas precisamos reconhecer que as alterações introduzidas pela Instrução Normativa RFB nº 1.540/2015 na Instrução Normativa RFB nº 1.234/2012 e que tem sido destacadas em nossos treinamentos sobre retenções tributárias.

Trata-se de mudança pontual, já que a IN 1.234/12 trata da especificamente da retenção de IRPJ, CSLL, PIS/Pasep e COFINS nos pagamentos efetuados pelos órgãos da administração pública federal direta, autarquias e fundações federais, empresas públicas, sociedades de economia mista e demais pessoas jurídicas que menciona a outras pessoas jurídicas pelo fornecimento de bens e serviços.

Dentre elas, sem dúvida, a mais louvável de todas foi a inserção do § 4º no art. 6º da IN 1.234/12, que permitiu a fonte pagadora substituir a declaração do contratado de que ele é optante do Simples Nacional pela consulta na Internet. A nova redação do caput do art. 6º faz referência também às declarações a serem utilizadas por entidades imunes ou isentas, mas seu parágrafo 4º se refere exclusivamente às empresas do regime simplificado. Vejamos:

“Art. 6º Para efeito do disposto nos incisos III, IV e XI do caput do art. 4º, a pessoa jurídica deverá, no ato da assinatura do contrato, apresentar ao órgão ou à entidade declaração de acordo com os modelos constantes dos Anexos II, III ou IV desta Instrução Normativa, conforme o caso, em 2 (duas) vias, assinada pelo seu representante legal. 
§ 1º O órgão ou a entidade responsável pela retenção anexará a 1ª (primeira) via da declaração de que trata o caput ao processo ou à documentação que deu origem ao pagamento, para fins de comprovação à Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), devendo a 2ª (segunda) via ser devolvida ao interessado como recibo.
(…)
§ 4º Alternativamente à declaração de que trata o caput, a fonte pagadora poderá verificar a permanência do contratado no Simples Nacional mediante consulta ao Portal do Simples Nacional e anexar cópia da consulta ao contrato ou documentação que deu origem ao pagamento, sem prejuízo do contratado informar imediatamente ao contratante qualquer alteração da sua permanência no Simples Nacional.” (Grifamos)

Além da possibilidade de adotar a consulta na Internet em substituição à declaração, a IN RFB 1.540/2015 também deixou de exigir que a declaração fosse apresentada a cada pagamento, o que representava um absurdo sem adjetivos.

O que sempre defendemos é que a validade da declaração está contida no próprio modelo exigido pela RFB, já que a parte final do Anexo IV afirma que o signatário é representante legal da empresa e que assume o compromisso de informar à fonte pagadora qualquer mudança no seu enquadramento. Com a nova redação o § 4º. também reforça essa obrigação, eximindo o contratante do ônus de arquivar uma declaração a cada pagamento.

Embora a alteração tenha ocorrido no texto da IN RFB 1.234/2012, entendemos que o novo regramento também se aplica, por analogia, para a declaração prevista na IN SRF 459/2004, que trata da retenção CSSL, PIS/Pasep e COFINS das empresas privadas, empresas estatais dos Municípios e Estados, bem como instituições privadas sem fins lucrativos (inclusive Sistema “S”). Nestes casos a IN 459/2004 não impõe que a declaração seja a cada pagamento, o que era previsto na norma antecessora (IN SRF 381/2003), mas também não prevê a substituição da declaração pela consulta na Internet. Entretanto, não faz sentido que a flexibilidade dada para os entes federais seja vedado aos demais entes, inclusive em respeito ao princípio da isonomia.